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檔案管理制度

檔案對大家來說是既熟悉又陌生,說熟悉是因為人人都知道自己有一份檔案材料,而且都知道其在計劃經濟時代有著重要的作用;說陌生是因為很少有人清楚他自己的檔案材料里面究竟有些什么,加上檔案的保密性質,許多人都沒有見過自己的檔案材料。

根據《中華人民共和國檔案法》的規定,檔案是指過去核現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而大學畢業生的檔案是通過全國統一考試被錄取的大學生在畢業時的檔案材料 , 它主要包括了該畢業生的高考成績、在大學學習期間的學習成績、表現情況、受到的獎勵或處罰、家庭狀況等內容。這是大學畢業生的學籍檔案,大學生畢業后,在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證,然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或用人單位委托的人才交流機構。這時的該畢業生的學籍檔案就成了人事檔案,它需要畢業生與用人單位或用人單位委托的人才交流機構簽訂就業協議,然后履行相關畢業程序取得報到證。那么畢業時還沒有確定工作,沒有簽訂就業協議的畢業生的檔案應該怎么辦呢?

國家教育部、人事部、公安部和勞動保障部在《關于進一步深化普通高等學校畢業生就業制度改革有關問題的意見》中規定,“對畢業離校時未落實工作單位的高校畢業生,檔案管理機構對保管其檔案免收服務費用。學校可根據本人意愿,將其戶口轉至入學前戶籍所在地或兩年內繼續保留在原就讀的高校,待落實用人單位后,將戶口遷至工作單位所在地。超過兩年仍未落實工作單位的高校畢業生,學校和檔案管理機構將其在校戶口及檔案遷回其入學前戶籍所在地。”

根據對畢業生申請保留戶口、檔案兩年的政策精神,我們可以得知這一政策在北京市的具體執行辦法。國務院辦公廳轉發教育部等四部委《關于進一步深化普通高等學校畢業生就業制度改革有關問題的意見》(簡稱國辦 19 號文件)的相關精神規定,在畢業離校前仍未落實就業單位的應屆畢業生可以延長擇業期(不包括打算考研和自費出國留學的畢業生),從當年 7 月 1 日起,延長期限為兩年。兩年內與用人單位簽訂就業協議書、接受手續齊備的畢業生,學校為其辦理相關畢業手續。其具體做法是:

• 當年畢業離校前仍未落實就業單位的京外生源畢業生須向學校申請,將其戶口和檔案主轉至入學前戶籍所在地,或保留在學校。北京生源畢業生畢業時應將戶口轉回入學前戶籍所在地,其檔案由學校統一轉至北京高校畢業生就業指導中心保管。

• 戶口和檔案保存在學校的京外生源畢業生,應當與學校學生就業指導服務中心簽訂協議,其戶口和學校保存的最長期限為兩年。

• 畢業生檔案在校保存期間,兩年內可以免交檔案保管費用,但畢業生應當接受學校指定的檔案管理機構。協議到期后,畢業生應當自行將檔案和戶口遷出。逾期不辦理或不與學校聯系的,學校將其戶口和檔案遷至入學前戶籍所在地。

• 根據北京市的相關規定,京外生源畢業生留京時間截止到當年的 12 月底;對于超過上述期限在北京市落實工作單位的京外生源畢業生,由錄取單位按照《北京市引進人才和辦理 的暫行辦法》辦理人才引進或北京市工作居住證,學校不再為其辦理派遣手續。

根據有關規定,對于到全校統一派遣時仍未落實用人單位的京外生源畢業生,其本人需要向學校提出申請,將其戶口、檔案等關系轉入入學前戶籍所在地,或保留在學校兩年繼續落實就業單位(打算出國、考研的畢業生不能申請將其戶口、檔案等關系保留在學校)。畢業生在委托學校保管其戶口檔案期間,可以參加學校舉辦的各種招聘活動,但與學校已經無隸屬關系。

全國各地區實行畢業生申請保留戶檔兩年政策的具體辦法與北京市的大體一樣,但由于各地的具體情況有差異,因此在執行這一政策的具體過程中也會有差異。具體的執行辦法各地的高校畢業生就業指導部門都有相應的規定,畢業生可以向所在學校的就業指導部門咨詢。

目前在高校畢業生中流行著一種檔案無用的觀點,認為現在時市場經濟體制了,用人制度日趨靈活,用人單位看中的是勞動者的能力,檔案已經失去了其往日的重要作用。因此,不少畢業生在畢業的時候根本不關心自己檔案的去向,有的把檔案留在學校就不管了,有的換工作的時候不調檔案把檔案留在原單位不管,有的甚至根本不知道自己的檔案在哪里。

造成這種現象的原因主要有以下幾點: 1 、我國的人事檔案偏重靜態性的資料描述,注重歷史性和過去時的描述,不能很好的反映動態的個人能力和信譽。 2 、隨著我國經濟體制的改革,用工形式多樣,許多用人單位在錄用和管理員工的時候并不看中檔案。 3 、目前我國高校畢業生大都是自謀職業,部分畢業生在畢業的時候還沒有落實工作單位,就把檔案留在學校,在找到工作之后或是因為已經身在外地或是因為忘記等原因,沒有再回學校辦理檔案移轉手續。 4 、畢業生在就業之后由于種種原因要離開原來的單位,往往涉及到按照勞動合同的約定交納違約金,許多人因為不想繳納這筆違約金就在未經過原單位同意的情況下,跳槽去了另一個單位。而有的用人單位因為員工沒有交納違約金而不為其辦理檔案移轉手續,扣押其檔案。時間一長,跳槽的員工覺得沒有檔案也沒有什么影響,也就不再關心自己的檔案關系了。 5 、還有人因為存檔費太高而又沒有覺得檔案有什么作用而對檔案置之不理。

但實際上檔案是不是真的對畢業生沒有用了呢?回答是否定的。檔案對于一個人來說并非可有可無,它作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料,發揮著憑證、依據和參考的作用。畢業生將要面對的轉正定級、職稱申報、辦理養老保險,以及開具出國、考研等有關證明,都會用到檔案。丟了檔案可能會給自己將來的工作生活帶來麻煩。例如已經畢業工作三年的 A 的檔案就一直自己拿著沒往單位交,在單位評職稱時因其檔案缺失未能參評。 B 與北京一家公司簽訂勞動合同,公司準許她的戶口遷至北京。當她返回原學校所在地辦理調動手續時,發現自己放在人才交流中心的還是學生檔案。這意味著她不能辦理調動。 C 購買了一套新房,在銀行辦理房貸時要求出具貸款人的戶口證明,然而在棄檔多年后,他卻怎么也想不起自己的戶籍檔案現在何處。

專家出招

高校畢業生在畢業的時候對自己的檔案應當重視,不應對其不管不顧,在面對檔案關系轉移時需要注意如下幾個問題:

對于已經確定就業單位的畢業生,首先要弄清楚自己未來工作單位的性質,確切的說要確定簽約單位是否有人事管理權。如果是國家機關、國有事業單位、國有企業,它們或它們的主管單位是有人事管理權的,可以接收檔案。其他各類非公企事業單位、各類民營機構是無人事管理權的,要通過人才交流中心來接收學生檔案。其次在向學校上報檔案轉寄地址的時候一定要準確清楚,并及時地確認自己的檔案是否寄到。

對于沒有落實工作單位的畢業生來說,如果選擇把檔案關系轉回生源地,需要注意在規定的時間內到當地人事部門報到,辦理人事檔案的相關手續,否則就會被認為是棄檔。如果選擇把檔案暫時留在學校,要及時地向學校提出申請,并按照學校的要求簽訂《高校應屆未就業畢業生戶口檔案托管協議書》。在找到工作之后記得把檔案關系從學校遷出,以免給以后的工作生活帶來不必要的麻煩。

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